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2006.01.27

ToDoを使いこなす(その4)完了事項の管理

ToDoを活用していくと、
当然のことながら完了した事項が増えていきます。
(未完了な事項が増えたら困りますが・・・(^^ゞ)

本日は完了したToDoの管理について書きたいと思います。

すてたんはToDoの表示設定で
ToDoPref
完了日に記録にチェックをいれています。

これで、すべてのToDoが完了したときに完了日が設定されます。

そして一日が終わったら、
ToDoTransfer(ToDo to Datebook)を起動します。

ちなみにToDoTransfer(ToDo to Datebook)の設定はPrefsボタンから
TransfPref

すてたんは設定画面のPriority Formatを
「TD%d:」にしていますので、
ToDoTransfer(ToDo to Datebook)を実行すると
予定表の完了日に
TD(優先度):ToDoの内容というデータが作られるはずです(^^ゞ

では、
ToDoTransfer(ToDo to Datebook)を起動すると
Transfer
このような画面が出ます
(ちなみにこの日は、優先度1が5項目完了、優先度2が1項目完了したということです(^^ゞ)

そこでStartボタンをタップすると
Transfcomp
このように表示されます。
これで予定表データに完了したToDoが移行したはずです。

予定表で確認してみましょう(すてたんの場合はKsDatebookです(^^))
DBTD
ちゃんと移行できています(^^)

これで、
完了したToDoが予定表で管理できます。

1週間、自分のToDoを振り返ると
仕事の進め方の特徴がわかるかもしれません(^^ゞ
それだけではなく、
過去のToDoの記録を調べるときも便利です。

次回は、ToDo項目の作り方についてです。


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2006.01.25

ToDoを使いこなす(その3)進捗管理

「ToDoを使いこなす」もついに第3回です(^^ゞ

前回の最後に、カテゴリが日付になっているのがミソと書きましたが
今回、実際にすてたんのToDoのカテゴリを見ていただきたいと思います。

TodaysToDo

これは、KsToDoやKsDatebookのいわゆるTodayの画面です。
ToDoのカテゴリは「06/1/25」が選ばれています。

ビジクリ!式ToDo活用法では、
必ず今日の日付が入ったカテゴリを作ります。

そして、
前日の夜か、当日の朝に
今日やらなければならない優先順位の高いToDoや
重要度の高いToDoは
今日の日付のカテゴリに入れていきます。

また、事前に委任中やペンディングなどの
自分の使いやすい進捗状況をあらわすカテゴリも作っておきます。

さて、仕事が始まり、時間が拘束されている予定の間に
優先順位の高いToDoを処理していきます。
このとき完了すればチェックマークを入れて消せばよいのですが、
必ずしもすぐに完了できないものが出てきます。
たとえば、誰かの返事を待たないといけなくなった、
部下に依頼して完了してはいないがとりあえず自分の手は離れた、
何らかの理由でペンディングしている等々・・・

そういった進捗管理が必要な案件は
その進捗状況を表すカテゴリに移動します。

すると、今日のカテゴリには重要度の高い案件が残ります。
今日の残った時間で緊急ではないが重要なToDoを処理していきましょう(^^)

この方法だと、
他人に委任している案件や、
返事待ちの案件ごとに一覧できますので、
部下をお持ちの方も管理しやすいのはないでしょうか?

また、
5日後から取りかからないといけない案件などは、
5日後の日付のカテゴリを作って入れておきます。
(キャプチャ画面には「06/2/10」というカテゴリを作っています。)
※ちなみにPalmではToDoに15項目までカテゴリが作れます。

では1日が終わったら、
ToDoを見直して見ましょう。
今日のカテゴリに残ったものは何でしょうか?
不幸にして期限切れで未完了なまま終了した案件は
優先度を5に変えて完了にチェックします。
次に、
今日以外のカテゴリも確認しましょう。
(カテゴリでAllを選ぶとすべて見ることができます)

それでは明日に備えて
今日の日付のカテゴリを
カテゴリの編集(Edit Categories)から
変更(Rename)で明日の日付に変えましょう。

こうすると、
たとえば明日の日付のカテゴリが既に作ってあり、
その中に明日からすべきToDoが分類されていると自動的に、
今日の日付のカテゴリのToDoと、明日の日付のカテゴリのToDoが
結合されます(^^)

さて、如何でしょうか?
今日、
いくつ優先度2の案件を処理できたでしょうか?
もしも、優先度1の案件しか処理できなくても
仕方がありません。そんな日もあります(^^ゞ
しかし、
1週間にわたって優先度1の案件しか処理できないとすれば、
仕事の進め方を見直す方が良いのではないでしょうか?

次回はToDoの細かい使いこなしについて書いてみたいと思います。


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2006.01.21

ToDoを使いこなす(その2)重要度と優先度の管理

前回の記事でToDoで管理すべき事項が明確になりました。
予定表で管理できない事項全てでしたよね(^^ゞ

では、ToDoで管理すべきものについて重要度と優先順位を決めましょう。
今回はToDoを使いこなすテクニックを紹介する為、
重要度と優先順位の基準の決め方についてはあえて触れません(^^)
しかし、これは人生において最も重要なことですので、
すてたんの基準を例に使いながらご紹介します(^^ゞ

KsToDoや標準搭載のToDoには
一つの項目について4つの分類ができるようになっています。

すなわち、
優先度とカテゴリーと期日とプライベートです。

この4つのうち優先度を使って、
重要度と優先順位について管理をしたいと思います。

優先度は1から5までの数字をToDoの項目につけることができます。
すてたんの重要度と優先順位の分類基準は

1.緊急かつ重要である
2.重要だが緊急ではない
3.緊急だが重要ではない
4.緊急でも重要でもない
5.未完了のまま終了

この5つで分類しています。
ちなみに緊急の定義は
1.本日中に完了しないといけない
2.本日中に取りかからないと期日に間に合わない
いずれかに該当する事項です。

重要の定義は
1.自分の短期及び長期の目的や目標の達成に必要
2.自分が直接行わなければならない
以上2点です。

ちなみに、
4の緊急でも重要でもないというものは、
本来ToDoで管理すべきものではありません(^^)
すてたんのToDoには優先度4というものはありません。

不幸にして5の未完了のまま終了という項目があった方は、
今後の反省材料として完了のチェックマークを入れて下さい。
ビジクリ!方式では未完了で終了した事項、
すなわち手遅れになった事項も一旦完了事項とします。
もちろん、
手遅れになった事項でも再び行うべきものは、
新たにToDoに記入し優先度を入力して下さいね。

以上で、
ToDoのそれぞれの項目について
重要度と優先順位が管理できるようになりました。

実際にすてたんのToDoのキャプチャ画像を載せておきます(^^ゞ
KsToDo
すてたんのToDoの一番上には分類基準が常に表示されています。
これで、何をすべきか常に意識しているんですね(^^ゞ


さて次回はToDoの進捗管理の仕方について書きたいと思います。
ここで次回へのキーポイント
上記のキャプチャ画面でカテゴリには日付が入っています。
ここがビジクリ!式ToDoのミソです(^^ゞ


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2006.01.20

ToDoを使いこなす

PalmにかかわらずPIMを構成する要素というものは
スケジュール管理
ToDo管理
アドレス管理
メモ管理
と言えると思います。

みなさんはこの4つの情報をどのように管理されていますか?

すてたんが思うに
スケジュールやアドレス、メモというのはあまり考えなくても
使えている感じがありますが、
ToDoというのがクセモノだと・・・

Webを見ていてもなかなかToDoを使いこなしています。
という方は少なくて、迷いながら使っている方が多いようです。

ちなみにPalmwereの紹介で総本山的な
Muchy Palmwere Review!さんで紹介されている置き換えソフトの数は
予定表が84本、アドレスが53本、ToDoが42本、メモ帳が44本と
ToDoの置き換えソフトが一番少ないのです。これは偶然なのでしょうか?

使うと便利、使いこなせれば最強な感じがするToDoですが、
みなさんはうまく使えてますか?

実は長らく、すてたんもToDoはうまく使えていないと感じていました(^^ゞ
しかし、今年に入ってかなり良い感じにToDoが使えている感が・・・

ということで、今日からビジネスに役立つToDoというテーマで
記事を書いていきたいと思います。


で、すてたんが使っているToDo関連ソフトですが
まず1つ目は、
KsToDoです。
(ダウンロードはえりえりさんのPalmwereLoveからどうぞ)

このKsToDoはToDoの置き換えソフトとしては
かなりシンプルですが、すてたん愛用のKsDatebookと連携して使えるのと
そのシンプルさが操作で迷わないというメリットを与えてくれます(^^)

そして2つ目は
ToDoTransfer(ToDo to Datebook)です。
(ダウンロードはPalmGearからどうぞ)

ちなみに両ソフトともフリーウェアです。

それでは、まずビジネスでToDoで管理するべき事とはというおはなし

すてたんが考えるToDoで管理するべきものとは・・・
予定表で管理できるもの以外全てです(^^ゞ

範囲がひろすぎますか?
しかし実際そうなんです。

では逆に予定表で管理するモノとは
原則として以下の条件に当てはまるモノです。
1.日及び開始時間が決定している事項でかつ自分が拘束される。
2.その予定の日時まで何らかの準備しなくても良い、もしくは準備が既にできている。

この2つの条件のいずれかに当てはまるモノは予定表で管理します。

たとえば、会議にも2つありますよね。
準備が必要な会議と参加するだけでよい会議(^^ゞ
(あるいはお客様との面談でも同じです)

参加するだけでよい会議は
日時が決定した時点で予定表に入力します。
これで、その会議に参加すれば、
この事項は管理できたことになります。

準備が必要な会議の場合
日時が決定した時点で予定表に入力します。
必要な準備についてToDoに入力します。
会議に準備が整った状態で参加すれば、
この事項は管理できたことになります。

おおむねビジネスに必要な事柄はこのように管理できます。
これを、カレンダーとメモ帳で管理する人もいれば、
システム手帳で管理する人もいれば、
すてたんのようにクリエで管理する者もいるということです。

では、クリエで管理するメリットはなにか
1、重要度と優先度を管理しやすい
2、進捗を管理しやすい
この2点が大きいですね。
ということで、次回は重要度と優先度を管理するというテーマで続きます(^^)

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2006.01.01

謹賀新年

みなさま明けましておめでとうございますm(__)m

今年は良い年にします!!という決意と共に
すてたんの抱負を・・・

ビジクリ!については何とか週一回のペースにしたいと思います。

それと、
仕事上で必要になってきたFP技能士の資格をとります。
5月28日が2006年度の初めての試験日なので
そこをターゲットにガンバリたいとおもいます。

資格取得というのもビジネス上避けられないものなので
こちらについてもビジクリ!で紹介できれば良いなと考えています。
PalmOSデバイスを使っての目標管理について具体的に書いていきます。

ということで、1月1日の目標は2つ
1.家族と楽しくお正月を過ごす
2.「2005年度版パーフェクトFP技能士入門1・2級用」の
  「ライフプランニングと資金計画」の読了
さっそくToDoに記入ですね(^^ゞ

今年もよろしくお願いします。

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